Регламент уборки офиса: что делать каждый день, раз в неделю и раз в месяц

Регламент уборки офиса — это список задач по зонам с частотой: что делают каждый день, что раз в неделю, что раз в месяц и реже. Он нужен, чтобы уборка не зависела от памяти одного человека, чтобы было что проверять и о чём договариваться с подрядчиком. Ниже — чек-лист для офис-менеджера или сотрудника АХО: сначала сводная таблица на одну страницу, потом подробные списки по каждой зоне, в конце — время уборки, выбор исполнителя и приёмка.

Если уборку делает клининговая компания, такой документ становится приложением к договору, если своя уборщица — её инструкцией. Готовый регламент проще передать на уборку офисов по договору и сравнить предложения подрядчиков по одинаковому объёму, а не по фразе «уборка офиса ежедневно».

Как пользоваться списком: вычеркните то, чего в Вашем офисе нет, допишите своё — серверную, архив, склад, душевую, — и поставьте напротив каждой задачи исполнителя. Пункт без исполнителя со временем перестают делать.

Сводная таблица: зона и частота

Раз в полгода или год добавляются окна, химчистка ковролина и мягкой мебели, генеральная уборка — для них ниже отдельный раздел. Если офис занимает несколько этажей или корпусов, заведите таблицу на каждый. Её удобно повесить в подсобке, а подробные списки держать у того, кто принимает работу: в них как раз то, что теряется, когда регламент пишут одной строкой.

Отдельно отметьте точки, которых за день касаются все: дверные ручки, выключатели, кнопки лифта и кофемашины, панель принтера, кулер. В сезон простуд их имеет смысл протирать дезинфицирующим средством не только вечером, но и в середине дня.

Опенспейс, кабинеты и техника

Полезно сразу ввести правило чистого стола: если вечером на столе лежат бумаги, клинер его не протирает. Тогда никто не жалуется на переложенные документы, а столы, которые освобождают, остаются чистыми.

Серверная и архив — особые случаи. В серверной пыль убирают сухим способом или почти сухой салфеткой, стойки и кабели не трогают, а время согласуют с IT-службой. В архиве пол моют без луж, стеллажи с бумагами протирают сухой салфеткой, средства рядом с документами не распыляют. Обе зоны удобно вписать в регламент отдельными строками с именем того, кто открывает дверь. Так же поступают с кабинетами, которые убирают только при сотруднике: в строке указывают день и время, когда он на месте.

Переговорные, ресепшн и коридоры

Грязи здесь меньше, чем на кухне, но эти зоны первыми видят клиенты и гости, поэтому огрехи в них заметнее.

Каждый день:

• Переговорные: стол, стулья, маркерная доска, посуда, бутылки, бумаги; проверить пульты и кабели, проветрить. Чтобы не стереть нужные записи, договоритесь о пометке «не стирать» на доске.
• Ресепшн: стойка, телефон, ручки, стеклянные двери на уровне рук.
• Вход: пол, грязезащитный коврик — вытряхнуть и пропылесосить. В отопительный сезон и в слякоть сюда несут больше всего песка и реагентов, поэтому пол у входа моют ещё и днём. Зимой пригодится второй коврик на смену: пока один сохнет, лежит другой.
• Коридоры и лестницы: пол, перила, ручки дверей.

Раз в неделю:

• Стеклянные перегородки и двери полностью, с двух сторон.
• Подоконники, радиаторы, кулер снаружи.
• Цветы — пыль с листьев, если за ними не следит кто-то другой.

Раз в месяц:

• Двери целиком вместе с дверными коробками.
• Пыль на высоте: верх шкафов, светильники, решётки кондиционеров снаружи.
• Стулья и диваны в зоне ожидания; тканевую обивку по мере загрязнения отдают в химчистку.

Кухня и зона отдыха

Кухня — главная точка споров. Сотрудники часто считают, что посуда — работа уборщицы, уборщица — что каждый моет свою кружку сам. Кто за что отвечает, запишите прямо в регламент и повесьте на видном месте.

Каждый день:

• Раковина, смеситель, столешница, фасады шкафов у ручек, обеденные столы.
• Снаружи — кофемашина, чайник, микроволновка, ручка холодильника; поддон кофемашины вылить и промыть.
• Мусор вынести, пакет заменить, крышку ведра протереть. Пищевые отходы не оставляют на ночь, иначе к утру на кухне пахнет.
• Губки и тряпки заменить или отдать в стирку.
• Вымыть пол.

Раз в неделю:

• Холодильник: освободить и вымыть внутри, обычно в пятницу вечером. Предупредите сотрудников заранее, что всё оставшееся выбросят. Помогает простое правило: свои контейнеры подписывают, а неподписанное в пятницу уходит в мусор.
• Микроволновка внутри.
• Мусорные вёдра целиком.
• Фасады шкафов полностью и фартук над столешницей.

Раз в месяц:

• Шкафы и полки с посудой внутри.
• Удаление накипи в чайнике и кофемашине — по инструкции производителя.
• Вытяжка, если она есть, и решётки вентиляции.

Если фасады, фартук или вытяжку запустили и обычное средство жир уже не берёт, порядок действий описан в статье о том, как отмыть кухню от жира.

Санузлы

На единицу площади это самая трудоёмкая зона и главный источник жалоб.

В офисе, где за день проходит много людей, кроме основной уборки нужны один-два коротких обхода днём: расходники, мусор, пол. Лист уборки на двери показывает, когда санузел мыли последний раз; образец для печати есть в статье о том, как составить график уборки помещений.

Для санузлов нужен свой инвентарь: мопы, тряпки и перчатки другого цвета, которые никогда не попадают на кухню и в кабинеты. Правило простое, но без него грязь из санузла переносится на кухонные столешницы и рабочие столы. Проверьте, соблюдается ли оно, в первую же неделю.

Раз в полгода и реже

Эти работы требуют оборудования, времени, а иногда и свободного офиса, поэтому их выносят в отдельный план на год и согласовывают заранее.

Ковролин. Ежедневный пылесос убирает пыль и крошки, но не грязь в глубине ворса. В проходах, у кухни и у входа со временем появляются тёмные «тропинки» и пятна от кофе. Глубокую чистку делают раз в 6–12 месяцев, в проходных зонах — чаще. Для офиса её удобно поставить на выходные, чтобы покрытие высохло к понедельнику. Это отдельная услуга — химчистка ковролина в офисе экстрактором с профессиональной химией.

Мягкая мебель. Тканевые кресла, диваны в зоне ожидания и в переговорных: подлокотники и сиденья темнеют быстрее всего. Их удобно чистить в тот же день, что и ковролин.

Окна. Минимум два раза в год: весной и осенью, до отопительного сезона. Мыть окна снаружи выше первого этажа своими силами опасно, это работа для специалистов. Её удобно заказать как мойку окон в офисе вместе с сезонной уборкой.

Генеральная уборка. Всё, до чего не дотягивается ежедневная: мебель со всех сторон, двери, радиаторы, светильники, пыль под потолком. Её ставят на конкретную дату, а не «когда-нибудь в этом квартале», и обязательно — после переезда, ремонта или перестановки.

Внеплановые работы. После корпоратива, переезда отдела, ремонта соседнего помещения или протечки нужна разовая уборка вне графика. Заранее договоритесь, как её заказывать и за сколько предупреждать, — тогда не придётся искать исполнителя в последний момент.

Годовой план может выглядеть так:

1. Весна

   Окна

   Первая из двух моек за год.

2. Лето

   Ковролин и мягкая мебель

   Пока многие в отпусках — в один день.

3. Осень

   Снова окна

   До отопительного сезона.

4. Конец года

   Генеральная уборка

   На конкретную дату.

Когда убирать: вечером, утром или днём

Время уборки влияет на результат не меньше, чем список задач.

Вечерняя или ночная уборка подходит большинству офисов. Никого не отвлекает пылесос, полы в проходах и переговорных успевают высохнуть к утру. Вопрос доступа решают заранее: ключи, сигнализация, пропуск в бизнес-центр, кабинеты, которые без сотрудника не убирают.

Утренняя уборка до начала дня выручает, если офис работает допоздна. Минус — мало времени: если сотрудники приходят к девяти, клинер начинает в шесть-семь, и на еженедельные задачи времени почти не остаётся.

Дневная поддерживающая уборка нужна при большом потоке сотрудников и посетителей: санузлы, кухня после обеда, вход в дождь. Её совмещают с основной вечерней.

Еженедельные задачи не собирайте в один день. Если всё стоит на пятницу, в пятницу что-то не успеют. Удобнее разнести: в понедельник — техника и мониторы, в среду — стекло и подоконники, в пятницу — холодильник.

Мы в «Альфа Клининг» работаем круглосуточно, поэтому уборку можно поставить на вечер или ночь, чтобы она не мешала работе. Регулярный формат с фиксированным графиком — ежедневная уборка офиса.

Своя уборщица или подрядчик: что сравнить

Сначала соберите исходные данные — без них не оценить ни нагрузку на свою уборщицу, ни предложения подрядчиков:

• площадь по зонам, а не общая цифра: 200 м² опенспейса с ковролином и 200 м² с кабинетами, кухней и тремя санузлами — разный объём работы;
• число сотрудников и посетителей в день;
• количество санузлов и кабинок;
• покрытия: ковролин, ламинат, плитка, наливной пол;
• стекло: перегородки, двери, витрины;
• режим работы: пятидневка, смены, выходные;
• зоны с ограниченным доступом: серверная, архив, кабинеты руководителей.

С такими данными стоимость называют предметно, а не «от квадратного метра». Ориентиры есть на странице цен, точный расчёт делают по регламенту и планировке. Сами варианты различаются тем, что остаётся на офисе.

	Своя уборщица	Проще небольшому офисуПодрядчик по договору
В течение дня	да: весь день на месте — сразу уберёт пролитый кофе и кухню после совещания, знает офис и людей	частично: клинер приходит по графику, дежурство днём оговаривают отдельно
Оплата	нет: зарплата и обязательные взносы	да: фиксированный платёж за согласованный объём, договор и акты для юрлица
Отпуск и больничный	нет: поиск замены — на работодателе	да: замена клинера — забота подрядчика
Инвентарь и химия	нет: офис покупает сам — как минимум профессиональный пылесос, тележку с вёдрами, мопы, стремянку, отдельные наборы для санузлов и кухни	да: оборудование и средства подрядчика
Контроль	нет: на офисе, как спецодежда и место для хранения	частично: в договоре уточните, как быстро реагируют на замечания и можно ли попросить другого клинера
Окна, ковролин, генеральная	частично: нужен отдельный исполнитель	да: можно заказать у того же подрядчика

Небольшому офису обычно проще договор с вечерней уборкой. Большому — сочетание: дежурный сотрудник днём и основная уборка подрядчиком вечером или ночью.

При любом варианте за офис-менеджером остаются три вещи. Первая — расходники: туалетная бумага, мыло, полотенца, пакеты, средство для посуды. Заранее решите, чьи они — офиса или подрядчика, и кто следит за запасом. Вторая — доступ: ключи, пропуска, список кабинетов, куда не заходят. Третья — правила для сотрудников: чистый стол вечером, своя посуда, продукты в холодильнике до пятницы.

Основная зона — Минск и до 40 км от МКАД. Для расчёта пришлите план офиса или фото помещений в Telegram, Viber или WhatsApp.

Как принимать работу

Приёмка — это не «посмотреть, чисто ли», а проверка по тем же пунктам, что в регламенте.

Если замечания повторяются, чаще всего дело не в исполнителе, а в регламенте: задачи нет в списке или на неё не заложено время. Пересматривайте его через месяц после старта и при каждом изменении штата, площади или режима работы.